Gelişim

zaman yönetimi

Moi Çocuk: Sizi kısaca tanıyabilir miyiz?

Umut Esen: Merhaba. Umut Esen Eğitim & Danışmanlık’ın kurucusuyum. Profesyonel koçluk yapıyorum. İnsanların potansiyellerini ortaya çıkarıp hedeflerine ulaşmalarına ve mutlu bir hayat yaşamaları için önlerindeki engelleri kaldırmalarına koçluğun modern ve etkili çözümleriyle destek olmak gibi çok güzel ve zevkli bir işim var. Aynı zamanda NLP uygulayıcısı, duygusal zeka uzmanı, mikro mimik uzmanı, mülakat değerlendirme uzmanı ve eğitimciyim. Bir de yazarlık var tabii. Yazılarımı hem kendi web sayfamın blogunda hem de bazı ulusal gazetelerde yazıyorum ve bundan da büyük keyif alıyorum.

Moi Çocuk: Zaman yok mu yaratılmıyor mu?  

Umut Esen: Zaman yok demek kendimizi kandırmak demek olur. Einstein’ın da, Atatürk’ün de, Steve Jobs’un da bizler gibi 24 saatleri vardı. Zamanı etkili kullanıp kontrol etmek bizim elimizde. Birçok kavram gibi zaman yönetiminin de modern çağa uygun yöntemleri, püf noktaları ve dikkat edilmesi gerekenleri var elbette. Bunun için öncelikle zamanı bir mazeret olmaktan çıkarmalıyız. 

Sadece günlerimizi planlamak konusunda değil “bu yaştan sonra yapamam” engelini de yok etmek gerekiyor. Albay Harland Sander ünlü restoran zinciri KFC’yi kurduğunda 62 yaşındaydı. Van Gogh 27 yaşına kadar eline fırça dahi almamıştı. Mark Twain, ünlü eseri “Tom Sawyer”i yazdığında 42 yaşındaydı.

Moi Çocuk: Çalışanından, çalışmayanına, ev hanımından bankacısına kadınından erkeğine çağımızın problemi olarak gördüğüm zaman yönetimi konusu özellikle çok önemsediğim bir konu. Okurlarımızın ebeveyn olduğunu düşünürsek, özellikle anne-babalara, rol model oldukları çocukları ile ilgili konularda zaman yönetimi noktasında neler söylemek istersiniz?

Umut Esen: Çocuklar kendilerine söylenenleri değil, gördüklerini öğrenirler. Siz istediğiniz kadar zamanlamanın önemiyle ilgili öğütler verin, eğer kendi işlerinizi yetiştiremeyip her yere geç kalan bir ebeveynseniz bu konuda çocuğunuz da size benzeyecektir. Bu yüzden özellikle onlarla ilgili olan zamanlamalara özellikle dikkat etmeniz. Arkadaşının doğum gününe geç kalmamalı, sinemaya film başladıktan sonra telaşla girmemeli, söz verdiğiniz bir ortak etkinliği işinizden geç çıktınız diye son anda iptal etmemelisiniz. Elbette bunlar arada bir olabilir, hepimiz insanız. Ancak artık alışılmış ve kronikleşmiş bir zaman yönetememe krizinden söz ediyorum. Zamanlamalarda baştan plan oluşturmak, program yaparken öncelikleri ve süreleri çocuğunuzla birlikte belirlemek, bu plana sadık kalmak gibi olumlu eylemler ise çocuklara küçük yaştan itibaren zaman yönetim becerisi kazandıracaktır.

Moi Çocuk: Aslında bahsettiğim, aile-iş-özel zaman üçgenini doğru konumlandırmanın önemi, bu noktada bir şeyler söylemek ister misiniz?

Umut Esen: Bunun ilk koşulu planlı olmak. Plan yapmak, önünü görmek demektir. Arabayla şehirler arası bir yolculuğa çıktığınızı düşünün. Gece yarısından önce varmanız gereken bir yer var ama siz onun kaç kilometre uzaklıkta olduğunu bilmiyorsunuz. Aklınızdaki tek şey biran önce oraya varmak. Bu yüzden aracınızı son sürat sürdüğünüz gibi hiçbir şekilde mola vermeyi de düşünmüyorsunuz. Yol üstündeki meşhur restoranda bir şeyler yemek, yöresel birkaç tatlı almak şöyle dursun dinlenme ve ihtiyaç için kısa bir süre durmak düşüncesi bile size uzak geliyor. Oysa yola çıkmadan gideceğiniz yerin uzaklığını ve kaç saatte oraya varacağınızı hesaplayarak araya yemek ve dinlenme molalarını da katacağınız bir planlama yapmış olsaydınız  hem kaza riskinizi azaltıp aracınızı güvenli şekilde sürerdiniz hem de yolculuğunuzdan zevk alırdınız.

Sorumluluk bilinci yüksek ve mükemmeliyetçi birçok insanın “işkolik” olarak anılmasının altında şu sebep yatar: Yapılacak işler gözlerinde çok büyümüştür, ne kadar çok çalışırsa çalışsın işler asla bitmeyecekmiş gibi gelir. Bu yüzden dinlenme ve özellikle eğlenme için ayıracakları zamanlar hem yok denecek kadar azdır hem de işleri hiç rahat etmediği için bu kısıtlı zamanları bile kendi burunlarından getirirler. Bunun tek sebebi yaşam planı yapmamalarıdır.

Etkili bir planlama sadece işlerinizi daha iyi yapmak ve ileri gitmenizi sağlamakla kalmaz, bir türlü vakit bulamadığınız dinlenme ve eğlenme için umduğunuzdan da fazla zamanınız olduğunu ortaya çıkarır. Dinlenme ve eğlenme olmadan sadece çalışmak veya kendinize ayırmanız gereken, sizi şarj edecek bu etkinlileri bir vicdan azabına dönüştürmek size bir süre sonra koca bir problem doğuracaktır; “Tükenmişlik Hissi”.

Oysa planlı olmak hem işlerinizi daha verimli yapmanızı hem de gerçekten kendinize ve sevdiklerinize ayıracağınız zamanları fark edip bunları dolu dolu yaşamanızı sağlayacaktır.

Moi Çocuk: “To Do List” mi yoksa başka bir çözüm mü?

Umut Esen: Her gün yaptığımız şeyleri 3 kategoriye ayırabiliriz: Alışkanlıklar, yapılacaklar listesi ve takvim etkinlikleri

ALIŞKANLIKLAR: Üzerinde düşünmemize gerek olmayan günlük rutinlerimizdir: uyumak, dişleri fırçalamak, işe gidip gelmek, televizyonu açmak… Beynin otomatik pilotuna dayanır, onları yaparken başka şeylere de konsantre olabiliriz.

“TO DO LIST” (YAPILACAKLAR LİSTESİ): Yapmayı unutmak istemediğimiz, var olanı sürdürme görevlerini içerir; rapor yazmak, mail göndermek, alışveriş yapmak, müşteriyle görüşmek…

TAKVİM: Süresi belli etkinlikler içindir. Randevular, iş veya kişisel anlamda orada olunması gereken her şey. Ayrılan bu zaman dilimi, diğer tüm görev veya randevulara karşı korumalıdır. Bu yüzden bizi ileri taşıyacak olan ve iptal etmek istemeyeceğimiz her etkinlik takvim listesine konmalıdır.

Sizi ileri taşımayıp sadece var olanı koruma eylemleriyle doldurduğunuz hayat döngüsüne son vermenin tek yolu, hedeflerinizi takviminize koymaktır. Sağlıklı ve etkili alışkanlıklar geliştirmek ve yapılacak listesi oluşturmak harika zaman ve yaşam yönetimi becerileridir ama takviminiz, hayatınızı yönetmek ve ileriye doğru gitmeye başlamak için kullandığımız bir araçtır. 

Akşam dışarıda bir şeyler içmeyi öneren bir arkadaşınız sizi “yoldan çıkarmak” istediğinde, akşam yazmayı planladığınız makale yapılacak işler listenizde ise bu teklifi makale yazmanıza kolaylıkla engel olabilir. Çünkü makalenizi yazmak için belirli bir zaman belirlememiştiniz, dolayısıyla kendinizi “Aman canım, bu akşam şart mı, yarın yazarım.” diye kolayca kandırıverirsiniz. Ne var ki o “yarınlar” bir türlü gelmez. Eminim şu an hep yarınlara ertelediğiniz o işler gözünüzün önünden geçiyor; okunmayı bekleyen kitaplar, yazılmayı bekleyen yazılar, yapılmayı bekleyen araştırmalar, yarım yamalak duran maketler…  Bunun tek sebebi gerçekten yapmak istediğiniz, sizi ileri götürecek ama teslim tarihi olmayan ve biri tarafından hesabı sorulmayacağı için sürekli ertelediğiniz o işleri takviminize koymamak!

Bir arkadaşınız bu akşam bir şeyler içmeyi önerdiğinde takviminize bakıp “A bu akşam doluyum, yarın bir şeyler yapabiliriz.” diyebilirsiniz. Takvimde programlanmış şeyleri savunmak kolaydır ama yapılacak işler listesine karşı gardımız düşüktür. Programlanmış bir randevu, esnek zamanlı görevler karşısında her zaman kazanacaktır.

Moi Çocuk: Kazanma eylemi nedir? Neden öncelikli olmalıdır?

Umut Esen: Birçok psikolojik çalışma insan motivasyon kaynaklarını iki kategoriye ayırır:

a) İleriye gitmek, kazanmak

b) Var olanı korumak

Örneğin; spor yapma motivasyonu için düşünürsek ileriye gitmek; daha güçlü olmak, kilo vermek, kolesterolü düşürmek, daha sıkı olmak demektir. Var olanı korumak da hastalıktan korunmak veya kas tedavisi için spor yapmak demek olabilir.

Geleneksel önceliklerde:

Birinci sırada hemen yapılması gerekenler, 

İkinci sırada yakın zamanda yapılması gerekenler, 

Üçüncü sırada gelecek haftalarda yapılması gerekenler vardır.

Bu döngü içinde üçüncü sıradaki işler zamanı gelince birinci sıraya yükselecektir. 

Oysa başarılarına hayran kaldığınız o “sürekli kazanan” insanlar yaşam planlarını bambaşka bir öncelik sırasına göre yaparlar. Bu basit ama mucizevi etki yaratan bir formüldür. Buna etkili önceliklendirme diyoruz. Etkili önceliklendirme planlama son teslim tarihine veya aciliyetlere bağlı değildir, sonuçlara bağlıdır:

Birinci sırada hayatınızda başaracağınız veya en önemli sonuçları üreteceğiniz görevleri, yani kazanma görevlerini temsil eder. Birinci sıranın anahtar sözcükleri; hedefler, liderlik, gelişmedir. Sonuca dayalıdır, bitiş tarihine değil. İkinci ve üçüncü sırada var olanı koruma görevleri vardır. Birileri tarafından izlendiği ve kayıt altına alındığı için sadece tamamlamak değil, iyi ve zamanında tamamlamak zorunda olduklarınız (aylık rapor teslimi, fatura ödemek, kredi kartı ödemesi vb) ikinci sıradadır. Kimse kaydını tutmadığı (evi temizlemek veya çöpü kapıya koyma gibi) var olanı koruma görevleri de üçüncü sırada yer alır.

Kazanma görevlerini başarmaya çalışmadan önce bütün var olanı koruma görevlerini bitirmeye çalışırsanız ilerleme asla gerçekleşmeyecektir. Çünkü var olanı koruma kaygısı asla bitmez. Her ikisini de birbirleriyle bağlantılı yapmak zorundasınız. Ancak ileri gitmek istiyorsanız planınızda birinci sıraya, yapmadığınızda kimsenin size hesap sormayacağı, acil bitirme telaşınızın olmadığı ama sizi bir kazanan yapacak olan kazanma, ileri gitme görevlerinizi koymalısınız.

Hazırlayan: Özge Özay Sökmen